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14e Tâche : Se préparer pour l'activité de la charrette
Nommer un directeur de la charrette
Le conseiller en matière de durabilité nomme un directeur ou une directrice de la charrette. Cette personne sera responsable de l’orchestration de la charrette et de l’orientation du processus jusqu’à son achèvement. Le poste peut être comblé par le coordonnateur ou le conseiller en matière de durabilité, selon son expérience et sa disponibilité.
Mettre sur pied l’équipe de la charrette
Le directeur ou la directrice de la charrette met sur pied et gère l’équipe multidisciplinaire de la charrette. L’analyse de la complexité du projet et la liste des éléments de sortie de la charrette aident à déterminer les domaines qui demandent plus d’attention et à identifier les experts-conseils indépendants qui pourraient contribuer au projet. Par exemple, l’élaboration de l’analyse de rentabilisation se ferait par un expert conseils en calcul des coûts durant le cycle de vie et en comptabilité analytique, alors que l’application de l’optique des quartiers durables se fait grâce aux services d’un expert-conseils en marketing social communautaire.
L’équipe du projet comprend en son sein une équipe de la conception qui mène des activités tout au long du processus de la charrette et qui est, au bout du compte, responsable de la production des éléments de sortie de la charrette. L’équipe de la conception devrait comprendre autant de conseillers principaux de l’équipe du projet que possible. Ceci facilitera la transition sans heurts vers la conception détaillée et la mise en œuvre du projet. Généralement, d’autres concepteurs et facilitateurs seront embauchés pour optimiser le niveau de détail des éléments de sortie.
On s’attend à ce que les membres de l’équipe de la charrette collaborent entre eux et avec le groupe d’intervenants. Il est important, par conséquent, qu’ils aient des caractères conciliables et qu’ils partagent les mêmes valeurs professionnelles, de quartiers durables et du travail d’intégration. Quelques-unes des personnes choisies devront également posséder les compétences nécessaires pour animer les activités de petits groupes, les réunions d’examen avec les principaux intervenants et les réunions publiques durant le processus de la charrette.
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Aide Supplémentaire |
Guide de la charrette du NCI et trousse de formulaires des organisateurs de la charrette du NCI : chapitre 1.5.2 sur la constitution de l’équipe de la charrette |
Orchestrer la charrette
On ne pourrait exagérer l’importance de l’organisation de la charrette. La charrette compte un certain nombre d’étapes, y compris celles de la conception, de la création du plan et de l’examen final. Le directeur ou la directrice de la charrette élabore le calendrier de la charrette en tenant compte de toutes les étapes de la charrette, de la participation des intervenants et de la durée de la charrette.
Les étapes de la charrette : Toutes les étapes de la charrette doivent être prises en compte dans le calendrier. Bien que le plan d’exécution soit élaboré bien à l’avance et mis à jour d’heure en heure, il est dans la nature du processus créatif d’être dynamique et constamment en mouvement. Par conséquent, le plan d’exécution doit être souple de façon à gérer les "imprévus", les réunions impromptues et les changements inévitables qui surgissent dans le cadre d’une planification holistique et d’un exercice de conception intégrée.
De l’information sur l’élaboration d’un calendrier, ainsi que sur l’établissement de calendriers de rechange, est fournie dans le document de référence du National Charrette Institute (NCI), indiqué ci-après. D’après les résultats du projet du village urbain d’Emerald Hills, le calendrier d’exécution de la charrette, présenté à la page suivante, devrait convenir à tout projet de création d’un quartier durable.
| CALENDRIER D’EXÉCUTION RECOMMANDÉ DE LA CHARRETTE |
 CONCEPTION |
 ÉLABORATION DU PLAN |
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1. Initiation de l’équipe de la charrette |
10. Recherche ciblée |
 EXAMEN FINAL |
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13. Rétroaction des principaux |
Adhésion des intervenants : Les participants à la charrette prennent part à un ensemble de boucles de rétroaction dans le cadre des réunions de petits et de grands groupes et d’examens publics. Les réunions efficaces et bien organisées sont à la base de la réussite de la charrette. L’analyse des intervenants menée à l’étape 2 (lancement) sert à s’assurer que les bonnes personnes assistent aux réunions.
Il est important de mentionner que la sollicitation de rétroaction et l’analyse des intervenants doivent avoir lieu à des moments précis, tel qu’indiqué dans le calendrier. La participation des principaux intervenants sera surtout exigée durant la première partie de la charrette lorsque les conceptions de rechange sont en cours d’élaboration et le plan préféré fait l’objet d’un résumé. Le groupe des intervenants généraux et le grand public participeront à au moins trois réunions.
Durée : L’expérience montre que, étant donné que la charrette nécessite un certain nombre de boucles de la rétroaction, elle doit se dérouler pendant au moins quatre jours quand il est question de projets simples et jusqu’à sept jours quand il s’agit de projets plus complexes. Les charrettes qui se déroulent sur de plus longues périodes de temps peuvent être organisées, tel qu’indiqué à la page suivante, de façon à ne pas avoir lieu pendant des jours consécutifs.
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Aide Supplémentaire |
Guide de la charrette du NCI et trousse de formulaires pour les organisateurs de la charrette : chapitre 1.5.3 sur le calendrier d’exécution de la charrette et chapitre 1.5.4 sur la planification des réunions. |
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Étude de Cas du EHUV | Ordre du jour de la charrette |
Organiser la logistique de la charrette
Le directeur ou la directrice de la charrette est responsable de la planification, de la coordination et de la mise en œuvre des nombreuses dispositions logistiques, telles que les salles de réunion, la restauration et les invitations, bien avant le lancement de la charrette. Étant donné les horaires comprimés, intenses et longs, l’établissement du studio de design est essentiel. Le studio doit permettre aux différents participants de la charrette d’accomplir leurs travaux. Le guide de la charrette du NCI contient une excellente documentation de soutien en la matière.
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Aide Supplémentaire |
Guide de la charrette du NCI : chapitre 1.5.1 sur l’établissement d’un studio et la logistique connexe; chapitre 1.5.5, résumé de la préparation logistique de la charrette. |
Préparer et élaborer les cartes de base et les documents de conception
Le directeur ou la directrice de la charrette s’assure que l’équipe de la charrette a préparé et élaboré toutes les cartes de base, ainsi que les autres documents, équipements et ressources de conception nécessaires pour produire les éléments de sortie de la charrette.
