Anglais Seulement Télécharger le PDF Acheter le livre EHUV = Sunliving

4e Tâche : Élaborer des stratégies de processus et d'adhésion

Préparer un plan de travail et un calendrier d’exécution

Pour élaborer un du plan de travail provisoire, l’équipe du projet organisera une réunion qui sera animée par le coordonnateur de la durabilité. Le plan du projet décrit en détail toutes les tâches et les activités, les rôles et les responsabilités, les apports et les jalons essentiels et les échéances correspondantes. Tous les intervenants seront ainsi sur la même longueur d’onde et déterminés à accomplir les tâches qui leur ont été assignées.

Il est important d’élaborer un plan souple qui permettra de gérer les « imprévus », de mener des études techniques et (ou) de faisabilité et de s’adapter aux changements inévitables qui surviennent au cours d’un processus de création. Si un besoin de rezonage éventuel est relevé, le processus de modification du règlement administratif sera également pris en compte dans le calendrier d’exécution du projet. Le plan de travail sera réexaminé et mis à jour régulièrement.

 

Outils D’information Outils d’Information Préparer un plan de travail et un calendrier d’exécution
Additional Support Aide
Supplémentaire

Guide de la méthode charrette du NCI et trousse de formulaires des organisateurs charrette : chapitre 1.1.5 sur le plan du processus de planification dynamique et chapitre 1.1.6 sur le plan d’attente charrette.

 

Choisir et analyser les intervenants

Une approche de planification et de conception collaborative prévoit la participation d’une gamme complète d’intervenants dès le commencement. Ainsi, les questions de possibilités et de contraintes inhérentes au projet et des collectivités avoisinantes seront soulevées et réglées rapidement. Les occasions de faire fond sur les synergies et les esprits créatifs seront optimisées. Les intervenants seront alors de la partie au moment de la mise en œuvre du plan.

Le coordonnateur de la durabilité convoque une réunion avec les personnes jugées par l’équipe principale comme étant bien informées des différents aspects et secteurs de la collectivité. La réunion sera animée par le coordonnateur de la durabilité et aura pour but de solliciter la participation de différents types d’intervenants. Ces derniers seront sélectionnés en répondant aux questions suivantes :

  • Qui sont les décideurs?
  • Qui peut contribuer à l’atteinte des résultats visés?
  • Qui pourrait nuire à l’atteinte des résultats visés?
  • Qui peut influer directement sur les résultats?

Une fois  les intervenants éventuels identifiés, une fiche d’analyse de ceux-ci sera créée. Elle contiendra les renseignements suivants :

  • Les points de vue essentiels qui doivent être représentés.
  • Les intervenants, leur appartenance et leur rôle dans le cadre du projet.
  • Ce que chaque intervenant considère une « réussite ».
  • Le niveau d’adhésion nécessaire pour obtenir une rétroaction holistique et variée.
  • Une stratégie de sensibilisation des intervenants.
  • Le rôle des intervenants, le cas échéant, dans la conception.

L’information d’analyse est recueillie pendant les réunions publiques, telles que les ateliers, les réunions de groupes, comme les activités de ligues communautaires, et les entrevues menées avec des particuliers ou de petits groupes.  Selon la complexité du projet et la taille du groupe d’intervenants, il peut être nécessaire d’embaucher un spécialiste en la matière pour assurer la réussite du programme.

 

Outils d’adhésion Outils de Participation

Réunions d’analyse des intervenants

Outils D'information Outils d'Information

Analyse des intervenants

Aide Supplémentaire Aide
Supplémentaire

Guide de la méthode charrette du NCI et trousse de formulaires des organisateurs charrette : chapitre 1.1.3 sur l’identification et l’analyse préliminaire des intervenants

 

Élaborer une stratégie d’adhésion des intervenants

La stratégie d’adhésion des intervenants traite des besoins des intervenants et vise à assurer la participation de ceux-ci tout au long de la planification, de la conception et de la mise en œuvre du projet. Elle décrit les activités principales, les participants, ainsi que les méthodes et les outils utilisés pour communiquer avec les différents intervenants tout au long du processus. Le coordonnateur de la durabilité est responsable de l’élaboration de la stratégie et de sa mise en œuvre tel que prévu.

Cet exercice permet également de séparer les intervenants essentiels des intervenants plus généraux. Les intervenants essentiels font part de leurs commentaires et de leurs avis au cours des différents ateliers et participent plus activement au processus charrette, tout au long de son déroulement. Les commentaires et la participation des intervenants généraux sont également importants, mais se limitent aux réunions publiques.

 

Outils D’information Outils d’Information Élaborer une stratégie d’adhésion des intervenants
Aide Supplémentaire Aide
Supplémentaire

Guide de la méthode charrette du NCI : chapitre 1.2 sur les intervenants (étude, sensibilisation et participation)

 

Élaborer un protocole d’entente des intervenants essentiels

Le coordonnateur de la durabilité entamera l’élaboration d’un protocole d’entente. Le protocole vise à établir une compréhension commune et une entente entre les intervenants essentiels et à préciser leurs compétences, leurs rôles et leurs objectifs. C’est une occasion pour eux d’indiquer comment ils comptent contribuer au processus, ce qu’ils espèrent accomplir en participant au projet et toute autre aspiration qu’ils auraient. Le protocole d’entente décrit l’engagement pris par chaque intervenant à l’endroit du projet et la capacité du projet d’atteindre les objectifs et les aspirations de chaque acteur clé du projet. Le protocole est un document évolutif qui peut comprendre de nouveaux intervenants, le cas échéant.

 

Étude de Cas du EHUV Étude de Cas du EHUV

Protocole d’entente des intervenants essentiels